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Mucho se ha escrito sobre la Gestión del
Conocimiento y los aspectos críticos que hay
que tener en cuenta a la hora de abordar un proyecto
organizativo de este estilo. Desde mi punto de vista
deberíamos tener en cuenta lo que se pueden denominar
"Los 8 Pilares de la Gestión del Conocimiento"
donde se agrupan los puntos básicos que deben
guiar este tipo de iniciativas:
Pilar 1: "La Gestión del Conocimiento
supone un coste, pero el no hacerlo tiene un importante
coste de oportunidad, habitualmente mayor que el de
la infraestructura necesaria para gestionarlo".
Muchas de las iniciativas no se ponen en marcha debido
a la dificultad en tangibilizar la relación inversión-beneficios
existente y que normalmente se convierte en una justificación
basada en costes-resultados. Hay que tener claro que
el no acometer una gestión del conocimiento en
una empresa supone un coste de oportunidad, es decir,
un sacrificio en términos monetarios en el que
se incurre por no tomar una alternativa distinta a la
anterior.
Pilar 2: "La Gestión eficaz del Conocimiento
requiere soluciones híbridas que tengan en cuenta
tanto a las personas como a la tecnología".
Se tienen que buscar las sinergias existentes entre
ambos aspectos. La experiencia nos dice que tienen más
relevancia las personas (expertos, comunicaciones, relaciones
e incentivos) que la tecnología (hardware, software,
Intranet) en una relación aproximada de 70-30.
Hay que tener muy clara la operativa antes de elegir
los sistemas que la van a soportar y no decidir qué
hacer en función de una solución tecnológica
existente en el mercado.
Pilar 3: "La Gestión del Conocimiento
tiene un gran componente político, porque el
conocimiento es poder".
La máxima tan conocida de "la información
es poder" realmente se cumple. En general, la posesión
de conocimiento permite liderar el trabajo y las iniciativas,
conlleva tener éxito y ser más valorado,
afecta a la remuneración y al estatus y acelera
el desarrollo profesional. La política de compartir
se limita a lo intrascendente o a lo obsoleto con lo
cual es imposible el cambio hacia una cultura de auténtica
gestión del conocimiento. Habrá que calibrar
la resistencia a los cambios de "status quo"
que existan en nuestra empresa para conseguir una auténtica
transformación cultural.
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Pilar 4: "La Gestión del Conocimiento
requiere definir y asignar nuevas responsabilidades".
Es muy complicado que un proyecto de este estilo salga
adelante si no existen una serie de objetivos y responsabilidades
explícitas tanto durante el desarrollo (promotor,
jefe de proyecto, implantadores) como en la institucionalización
de la nueva forma de trabajar (experto, productor de
contenidos, aprobador de contenidos, gestor de contenidos,
colaborador, usuario). Los roles definidos pueden agruparse
en una o varias personas en función de los volúmenes
de información y del tamaño de la organización.
Pilar 5: "La Gestión del Conocimiento
requiere compartir y reutilizar conocimiento, los cuales
son actos antinaturales en las organizaciones".
El tipo de organización y la cultura asociada
favorece o impide la realización de este paso.
Normalmente se cree, y por lo tanto se premia y se valora,
que lo natural es que nadie comparta información,
ni la organización ni las personas. Por lo expuesto
en el pilar 3, se tiende a absorber la máxima
cantidad de conocimiento de una organización
transmitiendo la mínima posible. Hacer lo contrario
nos convertiría en unos "pardillos"
y nadie quiere serlo, todos queremos "triunfar".
La realidad que hay que transmitir es que la única
situación en la que ganan ambas partes es cuando
personas y organización comparten ese conocimiento
valioso.
Pilar 6: "La Gestión del Conocimiento
requiere un compromiso simultáneo de todos los
miembros de la organización".
El liderazgo no debe provenir sólo verticalmente
desde la Alta Dirección hacia el resto de la
organización (top-down) sino también en
dirección contraria (bottom-up) así como
horizontalmente dentro de las áreas y departamentos
de la empresa. Para ello es imprescindible identificar
y potenciar previamente los líderes internos
para que la iniciativa se convierta en un compromiso
que perdure en el tiempo, de los empleados con los empleados,
del conjunto de la organización.
Pilar 7: "La Gestión del Conocimiento
es un proceso de mejora continua porque el conocimiento
siempre evoluciona y cambia".
El cambio en el entorno empresarial actual hace necesario
adaptar los procesos de Gestión del Conocimiento
al crecimiento de la organización: aparecen nuevos
canales de comunicación, se requieren nuevos
conocimientos externos, se integran o desaparecen recursos
en la organización, aparecen nuevas tecnologías
y se transforman los procesos de negocio. Todo ello
implica una concepción dinámica y evolutiva
de esta gestión. Es un proyecto continuo que
tiene que formar parte del trabajo diario en la empresa.
Pilar 8: "La Gestión del Conocimiento
ha de considerar la propiedad legal y el uso y gestión
del conocimiento en la organización".
¿Qué ocurre cuando alguien deja la empresa?
¿Hasta dónde llega la confidencialidad
en el uso del conocimiento? ¿Cuáles son
los límites de la seguridad en la gestión
de la información? ¿Y en el control de
los flujos de información (correo electrónico,
internet)? ¿Dónde almacenamos los datos
y qué uso realizamos de los mismos? Estas son
algunas de las preguntas latentes que nos deben posicionar
éticamente ante cuestiones que afectan de lleno
a nuestros empleados y a su intimidad.
Por J. Fernández Ferreras
Gerente de DMR Consulting
Documento cedido por DMR
Consulting
Mayo 2003
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