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En el primer artículo dedicado a la Ley Orgánica
15/1999 de Protección de Datos de Carácter
Personal hice referencia a los cuatro pilares fundamentales
sobre los que se asienta la Ley, estos son:
Propiedad, finalidad, calidad y seguridad.
En el articulo nº 1 ya se definió que los
datos son propiedad exclusiva de la persona a la que
se refieren, por lo tanto si existe un propietario,
lógicamente debe existir un permiso otorgado
por este a quien desee utilizar su propiedad. Este permiso
o consentimiento del interesado es establecido en la
Ley 15/1999 como consentimiento expreso y se
define como "toda manifestación de voluntad,
libre, inequívoca, específica e informada,
mediante la que el interesado consienta el tratamiento
de datos personales que le conciernen."
El consentimiento expreso del interesado sólo
es necesario si se van a almacenar los datos en un fichero,
automatizado o no, por lo que no es necesario tenerlo
para cumplimentar contratos, realizar transferencias
bancarias o cualquier otro trabajo para los que son
imprescindibles. Es necesario si los datos van a ser
guardados en un fichero, que la Ley establece
como "todo conjunto organizado de datos de carácter
personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad
de su creación, almacenamiento, organización
o acceso".
La forma de obtener este consentimiento del afectado
para el tratamiento de sus datos personales, es por
medio de un impreso o formulario en el que el Responsable
del Fichero se lo solicita explícitamente,
informándole además del uso y finalidad
que va a dar a los datos. En este mismo impreso o formulario,
donde el interesado estampará su firma como prueba
de conformidad, se le solicitará su autorización
para efectuar la cesión o acceso a los datos
a entidades externas colaboradoras con el Responsable
del Fichero para la realización de trabajos relacionados
con el uso y finalidad que este declara, léase
asesorías laborales, fiscales, contables o auditoras.
Esto último es importante, pues existen muchas
empresas que contratan servicios de asesoramiento
laboral, contable, fiscal o en algunas que es obligado,
las auditorías contables. Para el desempeño
de las funciones contratadas, estas empresas necesitan
el acceso a los datos de carácter personal y
en los casos de asesorías laborales se llega
incluso a la cesión de los datos, la empresa
es un simple recopilador de información que traspasa
al asesor para que este realice cuantas funciones sean
necesarias de cara a los organismos estatales pertinentes.
De cara a cubrir las responsabilidades contraídas
con los empleados, clientes y proveedores, las empresas
que utilicen los servicios de una de las asesorías
antes mencionadas, deberían legalizar las
cesiones y accesos a los datos de carácter
personal a través del establecimiento de un contrato
de cesión en unos casos y de acceso a datos
de carácter personal en otros, lógicamente
y dependiendo del acceso que deberán tener a
los datos de carácter personal, dependerá
el tipo de contrato que se realice.
En contra de la opinión generalizada, la Ley
Orgánica 15/1999 no protege la información,
sino Derechos Humanos de los definidos en el art.
18.1 de la Constitución (al buen nombre, al honor,
a la intimidad, etc.), de aquí la importancia
que tiene establecer las responsabilidades inherentes
al tratamiento de los datos de carácter personal
de las personas físicas y recordemos que personas
físicas son los empleados de la empresa, algunos
clientes y algunos proveedores.
El hecho de recabar el consentimiento expreso de los
afectados se puede producir en formularios de muy
diversa índole, en el caso de nuevos empleados
contratados se introducirá como una cláusula
en los contratos laborales que firmen en el momento
de la incorporación a la empresa. Para los clientes
se puede disponer de una cláusula en los formularios
de pedidos o albaranes que deban firmar para
hacer efectivos los mencionados documentos y en los
proveedores se puede confeccionar un formulario
en el que se informe de estos aspectos de la Ley en
el momento de realizar el primer pedido, recibir el
primer material o la primera factura.
Para los empleados que ya estén en plantilla
y que no deban firmar un contrato de trabajo, se debe
preparar un formulario a nombre de cada uno de ellos
comunicándoles la existencia de una gestión
mecanizada de sus datos personales e informarles
en el mismo de sus derechos de acceso, rectificación
y cancelación y a quién y donde deben
dirigirse para hacer efectivos estos derechos.
Con las anteriores autorizaciones en poder del Responsable
del Fichero se cumple con el primer objetivo de la Ley
Orgánica 15/1999 de Protección de Datos
de Carácter Personal, el de la propiedad de los
datos y la autorización otorgada al Responsable
del Fichero por el afectado para su proceso automatizado
o manual. La autorización al proceso de
los datos de carácter personal es de cumplimiento
obligado independientemente del nivel de seguridad
que se deba dar a los ficheros, ya que este depende
de la calidad de los datos, o sea, de los campos que
componen los registros de nuestros ficheros.
En el próximo artículo veremos la calidad
de los datos ya que esta incide directamente en
el nivel de seguridad, básica, media o alta y
que datos pueden obligarnos a adoptar unas medidas de
seguridad u otras.
Agustín Selfa Cubedo
aselfa@ono.com
Auditor de Sistemas de Información
Para más información podéis visitar
la página web de la Agencia de Protección
de Datos https://www.agenciaprotecciondatos.org/
o en mi correo electrónico.
Enero 2003
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