Juan Carlos Gómez es Socio Fundador, Director de Tecnologías y Desarrollo de Productos de Software Greenhouse.
Ingeniero de Sistemas con amplia trayectoria en diseño de bases de datos, comunicaciones y gestión de proyectos para grandes empresas. Durante varios años fue profesor universitario, enseñando varias materias en Ingeniería de Sistemas. Trabajó tanto en Mainframe como en AS/400 y PC's y desde el año 1.991 se especializa en la tecnología OO. En el año 1994, dos años después de la creación de Software Greenhouse, diseñó el producto Hi-Spins y encabezó su desarrollo. En el año 1998 dirigió el proyecto Bonanova patrocinado por ESPRIT, mediante el cual, Software Greenhouse implantó la tecnología parallel computing en el motor OLAP de Hi-Spins.
Desde el año 2001 dirige el desarrollo del producto propia más reciente de Software Greenhouse, denominado Hi-Team.

Juan Carlos, si empezamos con una síntesis, ¿cómo definirías Hi-Team?

Podemos decir básicamente que es una herramienta de “Gestión y análisis de actividad de equipos y proyectos”.

Explícanos un poco más que significa esto...

Nosotros, por nuestra experiencia, hemos llegado a la conclusión que la complejidad en la gestión basada en proyectos, más que la producida por un proyecto particular, viene dada por la concurrencia de varios proyectos. En otras palabras, la vida se nos complica en la realidad al estar haciendo varios proyectos a la vez que compiten por recursos y prioridades. Además existen otros proyectos potenciales en cartera que están esperando ser desarrollados. Todo esto genera competencia y concurrencia presente y futura. Y para seguir hablando de la realidad, es importante anotar que tenemos recursos limitados para las necesidades de desarrollo. Nuestros especialistas, los que desarrollan los proyectos, tienen limitaciones de tiempo, y la realidad nos dice que trabajan en varios proyectos o actividades a la vez. Así pues que un especialista tiene unos compromisos -soporte, formación y otros proyectos o funciones- que limitan su disponibilidad para dedicarse a nuevos proyectos. Nuestro reto era y es trabajar en herramientas que ayuden a gestionar esa realidad y eso es Hi-Team.

Hi-Team sirve para dar respuesta a preguntas fundamentales como:

• ¿Qué disponibilidad diaria tiene esta persona para trabajar en un proyecto determinado?
• ¿A qué proyectos o actividades se ha dedicado esta persona en los últimos meses?
• ¿Quiénes han trabajado en esta especialidad durante estos últimos seis meses?
• ¿Qué tendencia han seguido las horas dedicadas a Helpdesk?
• ¿Cuál es el tiempo medio de un servicio?
• ¿Cuántas horas se han dedicado a este cliente en el último año?
• ¿Qué porcentaje de este proyecto llevamos realizado?
• ¿En qué estado están las diferentes tareas de este proyecto?
• ¿Qué desviación en horas hemos tenido con respecto a los proyectos planificados por este líder?

Con las facilidades de gestión de la herramienta conocemos el estado del proyecto, lo realizado, lo dedicado y lo que falta por hacer. Podemos planificar y hacer otro conjunto de actividades que ayudan a llevar la buena marcha de cada proyecto.

Con el análisis podemos obtener métricas, para mañana planificar con más tino; extraer tendencias, para planificar recursos futuros, formaciones, etc. y podemos ver la información de actividad a diferentes niveles de agregación.

Con Hi-Team unimos herramientas de gestión con herramientas de análisis y podemos gestionar y analizar proyectos o actividad.

Entiendo con esto que es una herramienta de visión de conjunto

Si, eso es, de visión de conjunto de la actividad. Esto tiene una importancia grande porque a cada observador Hi-Team le da información sobre su parcela y al nivel que necesita. Supongamos que el producto se utiliza para gestión del departamento de informática:

Un líder de proyecto quiere ver el proyecto en detalle para gestionar el día a día.

El director de Informática ve los proyectos que se están realizando, las dedicaciones por cliente, los trabajos realizados por persona, la experiencia, desviaciones, razones de las desviaciones, etc.

El director genera ve, el servicio que está dando el departamento de informática a otros departamentos, tendencias de la actividad por tipo, costes por departamento, etc.

Un analista que quiera sacar métricas, puede ver conjuntos de proyectos similares a partir de los cuales deducir, por ejemplo, el porcentaje de dedicación a gestión y control de proyectos. Cuál es el tiempo medio para probar una aplicación, etc. Estas métricas servirán después para hacer nuevas planificaciones.

Explícanos a qué tipo de organización va dirigido el producto

Básicamente el producto va dirigido a las organizaciones o departamentos con personal especializado que presta servicios a clientes o usuarios diversos y quiere medir y gestionar la actividad.

Ejemplos de clientes posibles:

• Un estudio de publicidad
• Un bufete de abogados
• Un departamento de diseño
• Una empresa de logística
• Un departamento de informática
• Una consultora
• Un Helpdesk
• Etc.

Por tanto, y como se puede deducir de los ejemplos de usuarios, podemos decir que además de gestión de proyectos propiamente dicha, podemos hacer un seguimiento de actividad en sentido amplio.

Con estos casos creo que ya queda más claro el alcance del producto en cuanto a gestión y análisis de actividad. Vamos entonces a la gestión de proyectos.

El producto para gestión de proyectos, además de lo típico, como puede ser diagramas de Gantt de las planificaciones, planificación por recurso, las consabidas desviaciones, etc. Hi-Team tiene varias facilidades que creemos son de mucha importancia y que intentaré resumir en pocas palabras:

Existe una figura, que la experiencia ha demostrado que es de mucho valor, y que es el proyecto permanente. Los Proyectos Permanentes son proyectos que no tienen fin previsto, como puede ser un proyecto de mantenimiento correctivo. En este caso los hitos tienen como característica importante que marcan un momento de control, los fines de año, semestre o fin de una versión y los presupuestos se hacen entre hitos.

Otro elemento importante son las solicitudes. Un Proyecto, como puede ser un mantenimiento correctivo de una aplicación informática, para mantener organizado el trabajo y saber lo que se ha hecho y falta por hacer, ha de tener algo parecido a las órdenes de trabajo y es lo que llamamos solicitudes. Una solicitud puede ser, por ejemplo el desarrollo de la nueva funcionalidad, “Facturas en la WEB”. Esta solicitud, tiene tareas o actividades especializadas como Análisis, Diseño GUI, Programación, Control de calidad, Documentación, Formación, Puesta en marcha, etc. Las solicitudes, desde este punto de vista, se pueden ver como microproyectros dentro de un gran proyecto y representan acciones, nuevas funcionalidades u órdenes de trabajo.

Las solicitudes también aconsejamos usarlas para llevar el control de peticiones que se han realizado sobre la marcha y que no estaban previstas cuando se hizo la estimación del proyecto. Bajo esta práctica, con Hi-Team, podemos ver el efecto de los cambios solicitados a destiempo para justificaciones o cobros adicionales.

Otro tipo de entidad importante en Hi-Team es el Diario. El diario es el libro electrónico donde se van registrando todos los sucesos, impresiones o acciones relevantes del proyecto. Sirve, por tanto, como elemento de registro de la evolución y anotación de eventos que se usarán, por ejemplo, para las justificaciones, análisis de causa en el cierre del proyecto o para informar de lo que va ocurriendo y ha ocurrido a los diferentes interesados.

Y podríamos seguir explicando entidades y funcionalidad como pueden ser las Checklist, pendientes, avisos/alarmas, etc. Pero lo que si es verdaderamente relevante de toda esta funcionalidad adicional, es la relación directa con la documentación. Hi-Team puede, por ejemplo, comunicarse con Lotus Notes o con otras herramientas de gestión de documentos, de tal forma que podemos relacionar documentos, como actas, documentos de análisis, contratos, especificaciones, etc. con diferentes entidades de Hi-Team lo que sirve para darle sitio lógico a esa ingente documentación que se genera durante el proceso de desarrollo de los proyectos. De esta forma tenemos un cliente con sus contratos, un proyecto con su definición y su análisis, la tarea de Control de calidad con los casos de Test, una anotación de diario con su acta, etc.

Veo que es una herramienta muy amplia de gestión. ¿Qué módulos tiene el producto?

Por el momento la herramienta tiene 3 módulos: el propio Hi-Team es la herramienta de gestión, Hi-Spins (Datawarehouse desarrollado por Software Greenhouse) se usa como herramienta para análisis de información y finalmente se usa una herramienta de Gestión de documentos como Lotus Notes. Las tres herramientas están comunicadas entre si. Desde Hi-Team, por ejemplo, se pueden publicar y acceder a los documentos en Lotus Notes.

Vistas estas facilidades ¿Qué pasos sigue una organización para instalarlo y qué esfuerzo hacen las personas para mantenerlo?

Bien, el producto trabaja desde un navegador y es “Full Web interface”. Esto quiere decir que todo lo que se refiere a gestión se hace desde el puesto de trabajo de cada persona. La gente, sin moverse y desde cualquier sitio, reporta sus horas, el líder planifica, define pendientes, etc. Asumimos, por tanto, que los grupos de trabajo pueden estar dispersos geográficamente y el tiempo que han de dedicar los recursos para reportar horas o actividad en Hi-Team está, según nuestras estadísticas, entre 0,5 y 3,5 horas mes. Dependiendo de la complejidad del reporte de horas de las personas y de qué tan exhaustivo quiera hacerse. El reporte puede, para trabajos rutinarios, hacerse en forma automática y el sistema tiene varios métodos de reporte para acomodarse a diferentes prácticas.

Con respecto a la puesta en marcha, es lógico que para todo esto se requiera formación y consultoría. Nosotros entregamos unos modelos de proyectos y de gestión que pueden ser seguidos, lo que facilita la puesta en marcha. De todas formas, es conveniente, realizar entre 20 y 60 horas de consultoría previa para que se saque partido al producto.

¿En que plataforma funciona Hi-Team?

Hi-Team puede utilizar cualquier base de datos que permita acceso con JDBC –Drivers para Java con acceso SQL- como pueden ser DB2, DB2/400, SQL Server, Oracle etc.

Está desarrollado con JAVA y como interfaz del usuario utiliza un navegador de Internet. Se puede, por tanto, utilizar como servidor un iSeries.

Si quieres conocer mejor HI-TEAM envía una mail a: jgomez@swgreenhouse.com